top

A Társadalombiztosítási Kifizetőhelyek auditori szemmel

A társadalombiztosítási kifizetőhelyeken a feladatellátás igen összetett, az ügyintézők általában a kifizetőhelyi feladataik mellett még sok más, például bérszámfejtési, munkaügyi, HR feladatokat is ellátnak és a jogszabályok gyakori változása sem könnyíti meg a munkájukat. Tudásukat naprakészen kell tartaniuk, a jogszabályok változását, valamint annak gyakorlatban való szinte azonnali alkalmazását is megfelelően kell tudniuk adaptálni a napi munkavégzés során. Ehhez rendszeres önképzésre van szükség, ezt segítik elő az OEP által szervezett, vagy egyéb szakmai konferenciák, fórumok. Munkájukat számítógépes programokkal végzik, amelyek többnyire a nyomtatványok kitöltését is elvégzik, de az adatok pontos feltöltése és az ezt követő ellenőrzés elmaradhatatlan.

A társadalombiztosítási hatósági ellenőrzés tapasztalatai szerint a kifizetőhelyeken a legnagyobb gondot a jogszabályok bonyolultsága, az ügyintézők nem megfelelő képzettsége, és az ügyintézési határidők be nem tartása okozza.

A társadalombiztosítási kifizetőhelyi hatósági ellenőrzésnél azt vizsgálja az ellenőr, hogy a jogszabályoknak, az OEP utasításainak megfelelően történik-e a kifizetőhely tevékenysége. Az ellenőr pontosan meghatározza a vonatkozó jogszabályt, rendelkezést, előírást, amelynek megsértését észleli. Azonban nem vizsgálja a munkavégzés hatékonyságát, a vevői elvárásokat, a vállalati értékeket, a szervezeti egészséget, míg a compliance audit részeként történő társadalombiztosítási kifizetőhelyi ellenőrzés során láthatjuk azt is, hogy vállalatunk a szabályok adta lehetőségeket maximálisan kihasználja-e, fejlesztési javaslatokkal láthat el, feltárja a hiányosságokat, a nem megfelelőségeket, előnyösebb gyakorlatot javasolhat, értékeket hozhat, amely a piacon pozitívumot jelent a vállalatnak.

Egy megfelelő audit nem csak a menedzsmentnek nyújt legális eszközt arra, hogy céljait megvalósítsa, hanem az alkalmazottak munkáját is megkönnyítheti, megszabadíthat a nem megfelelően működő folyamatainktól, hatékonyabbá és gyorsabbá teheti az ügyintézést, amely által a munkatársak és az ügyfelek elégedettsége is nő. A szabályok és folyamataink lefektetésével és követésével megbízhatóbbá és kiszámíthatóbbá válik a munkavégzés.

A compliance tevékenységnek értékteremtő ereje van, amennyiben a megállapításokat a vállalat megfelelően kezeli, felhasználja a tudást, amit az auditorok hoznak, beépíti, ezáltal fejlesztve és jobbítva folyamatait.

A társadalombiztosítási kifizetőhelyi ellenőrzés kiterjed a kifizetőhely feladatellátására, a hatósági feladatai körébe tartozó ügyek vizsgálatára, a jogszabályban, illetőleg az OEP által kiadott Tájékoztatókban előírt feladatok teljesítésére.

Az ellenőrzést program alapján hajtjuk végre. A program irányulhat:

egyedi szakmai segítség nyújtásra, valamely konkrét eset, feladat, felmerülő probléma kivizsgálására,
egyedi elemzés és átvizsgálás az ügyfél kérése alapján,
jogszabály változás esetén a helyes értelmezés és a gyakorlatban való alkalmazására,
átfogó ellenőrzés, amely a teljes egészségbiztosítással összefüggő szakmai feladatellátásra, jogszabályok betartására,
a kifizetőhely jogutód nélküli megszüntetése esetén a záró ellenőrzésre való felkészülésre.

Az ellenőrzést a rendelkezésre álló alapbizonylatok, nyilvántartások, könyvelési és egyéb okmányok, iratok alapján folytatjuk le.

Az ellenőrzés részletezettsége szerint tételes és szúrópróbaszerű ellenőrzést különböztetünk meg. Tételes az ellenőrzés, ha az ellenőrzött időszak valamennyi bizonylata és dokumentuma vizsgálatra kerül.